Zwei Dokumente, die fast gleich, aber irgendwo verschieden sind — etwa Entwurf und überarbeitete Fassung eines Berichts oder ein versandter und ein zurückerhaltener Vertrag —, mit bloßem Auge abzugleichen, dauert lange, und man übersieht leicht etwas. Mit einem Textvergleich finden Sie alle geänderten Stellen maschinell. Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen und worauf Sie beim Vergleich von Dokumenten achten sollten.
Dieser Artikel erklärt nur die Methode des Vergleichs und ist keine Rechtsberatung. Bedeutung und Wirksamkeit von Vertragsinhalten klären Sie bitte mit einer Fachperson.
Schritt 1: Den Text beider Dokumente herausholen
Ein diff-Werkzeug vergleicht Zeichen, nicht Formatierung. Markieren Sie in der Textverarbeitung den gesamten Text, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn ein. Dabei sollten Sie Folgendes wissen:
- Formatierung geht verloren. Fett, Unterstreichung, Schriftart und Farbänderungen werden nicht verglichen. Müssen auch Formatierungsänderungen geprüft werden, nutzen Sie zusätzlich die Vergleichsfunktion der Textverarbeitung (z. B. in Microsoft Word Überprüfen → Vergleichen).
- In Tabellen werden Zellgrenzen zu Tabs oder Zeilenumbrüchen. Kopieren Sie beide Dokumente auf dieselbe Weise, entsteht dieselbe Form, und der Vergleich funktioniert.
- Fußnoten, Kopf- und Fußzeilen, Kommentare und Textfelder werden beim Kopieren des Haupttextes womöglich nicht mitgenommen. Kopieren und vergleichen Sie sie bei Bedarf separat.
- Automatische Nummerierung (1., a), (i)) fällt je nach Kopiermethode weg oder wird zu normalem Text. Wenn Paragrafen- oder Absatznummern wichtig sind, prüfen Sie, ob beide Seiten auf dieselbe Weise herauskopiert wurden.
Schritt 2: Aus PDFs kopierten Text bereinigen
Ein PDF legt Zeichen fest auf Seiten an. Beim Kopieren entsteht deshalb an jedem sichtbaren Zeilenende ein Zeilenumbruch. Sind die Zeilenumbrüche der beiden PDFs nur leicht verschoben, erscheinen fast alle Zeilen als geändert. Bereinigen Sie den Text in dieser Reihenfolge, wird das Ergebnis deutlich sauberer:
- Entfernen Sie auf beiden Seiten die Umbrüche innerhalb von Absätzen, sodass jeder Absatz eine Zeile ist.
- Teilen Sie lange Absätze satzweise in Zeilen (Umbruch nach dem Punkt). Eine Änderung innerhalb eines Satzes erscheint dann nur in dieser Zeile und ist leichter zu lesen.
- Löschen Sie Zeilen, die sich auf jeder Seite wiederholen, etwa Seitenzahlen und Kopfzeilen.
- Wurden Leerzeichen mehrfach kopiert, aktivieren Sie in den Vergleichsoptionen Menge an Leerraum ignorieren.
Schritt 3: Die Vergleichseinheit wählen
Nachdem die geänderten Zeilen gefunden sind, wählen Sie die Einheit, mit der angezeigt wird, was sich innerhalb einer Zeile geändert hat.
- Leerzeichen-Blöcke: Verglichen werden die durch Leerzeichen getrennten Abschnitte einschließlich anhängender Satzzeichen. Für Fließtext ist das oft am angenehmsten zu lesen, weil ganze Wörter gegenübergestellt werden — auch bei langen Komposita („Wartungsvertrag“ → „Softwarewartungsvertrag“) sieht man sofort, „was wodurch ersetzt wurde“.
- Wörter: Gut geeignet für englische Texte und Sätze, in denen Zahlen und Symbole gemischt vorkommen.
- Zeichen: Für Stellen, an denen sich nur ein oder zwei Zeichen ändern, etwa Beträge (50.000 → 55.000), Daten (Januar → März) oder Paragrafennummern (§ 3 → § 4). Bei stark geänderten langen Sätzen zerfällt die Hervorhebung allerdings in viele kleine Stücke und wird eher schwerer lesbar.
Es empfiehlt sich, zuerst mit Leerzeichen-Blöcken alles zu überfliegen und Zeilen mit Zahlen danach noch einmal zeichenweise anzusehen.
Worauf Sie in Verträgen besonders achten sollten
Wenn Sie alle Änderungen gefunden haben, lesen Sie Änderungen in den folgenden Punkten noch einmal genau.
| Punkt | Beispiele für zu prüfende Änderungen |
|---|---|
| Betrag, Vergütung | Zahlen, Einheit (EUR/TEUR), ob die Umsatzsteuer enthalten ist, Zahlungszeitpunkt |
| Laufzeit, Fristen | Beginn und Ende, „innerhalb von“ und „nach“, Werktage und Kalendertage |
| Vertragsparteien | Firma, Vertretungsberechtigte, Anschrift, ob Auftraggeber und Auftragnehmer nicht vertauscht wurden |
| Verbindlichkeit der Pflicht | „kann“ ↔ „hat … zu“ / „muss“, „bemüht sich“ ↔ „gewährleistet“ |
| Haftung, Schadensersatz | Haftungshöchstbetrag, Haftungsausschlüsse, Höhe der Vertragsstrafe bei Verzug |
| Kündigung, Rücktritt | Gründe, Kündigungsfrist, Vertragsstrafe |
| Streitbeilegung | Gerichtsstand, anwendbares Recht, Schiedsklausel |
| Paragrafennummern, Verweise | ob durch hinzugefügte oder gelöschte Paragrafen Verweise wie „gemäß § 5“ nicht mehr stimmen |
Wird zum Beispiel aus „Der Auftragnehmer kann die Vergütung jeweils zum Monatsende in Rechnung stellen“ die Formulierung „hat … in Rechnung zu stellen“, sind das nur wenige Zeichen, doch aus einem Recht wird eine Pflicht. diff sorgt dafür, dass Ihnen solche kleinen Änderungen nicht entgehen.
Unterschied zur Änderungsverfolgung der Textverarbeitung
„Änderungen nachverfolgen“ in Word zeichnet nur auf, was bearbeitet wurde, während die Funktion eingeschaltet war. Hat die Gegenseite die Nachverfolgung ausgeschaltet oder das Dokument als neue Datei angelegt, bleibt keine Aufzeichnung. Für einen Textvergleich genügen die beiden Endfassungen; er zeigt alle tatsächlich geänderten Zeichen, egal wer wie bearbeitet hat. Umgekehrt verrät er weder Formatierungsänderungen noch wer etwas geändert hat. Am sichersten ist es daher, beide Methoden zu kombinieren.
Umgang mit vertraulichen Dokumenten
Wenn Sie Verträge, Personalunterlagen oder unveröffentlichte Unterlagen in ein Online-Werkzeug einfügen, sollten Sie prüfen, wohin der Inhalt gelangt. Diese Seite verarbeitet den Vergleich ausschließlich im Browser und sendet keine Eingaben an einen Server. Verbietet Ihre Sicherheitsrichtlinie die Nutzung externer Websites dennoch grundsätzlich, halten Sie sich an die Richtlinie.
In diesem Werkzeug ausprobieren
Mit der Schaltfläche Beispiel im Textvergleich werden zwei Fassungen eines kurzen Vertrags eingefügt. Wechseln Sie beim Vergleich innerhalb der Zeile zwischen Leerzeichen-Blöcken und Zeichen und sehen Sie, wie Betrag und Datum hervorgehoben werden. Mit der Schaltfläche HTML in der Ergebnisleiste kopieren Sie eine farbig markierte Vergleichstabelle, die Sie in E-Mails oder Berichte einfügen können. Die Unterschiede der Leerraum-Optionen behandelt Leerraum ignorieren, Probleme mit Zeilenumbruchzeichen Zeilenenden und unsichtbare Unterschiede.