Сверять вручную почти одинаковые, но в чём-то различающиеся документы — черновик отчёта и исправленную версию, договор, отправленный контрагенту, и договор, полученный обратно, — долго, и что-нибудь легко пропустить. Инструмент сравнения текстов механически находит все изменённые места. В этой статье описаны порядок действий и тонкости сравнения документов.
Статья описывает только методику сравнения и не является юридической консультацией. Смысл и правовые последствия условий договора уточняйте у специалиста.
Шаг 1. Извлечь текст из обоих документов
Инструмент diff сравнивает не оформление, а символы. Выделите весь текст в файле текстового редактора, скопируйте и вставьте его. Что нужно знать:
- Форматирование теряется. Изменения жирного шрифта, подчёркивания, гарнитуры и цвета не сравниваются. Если нужно проверить и оформление, используйте вместе с этим встроенное сравнение текстового редактора (например, в Microsoft Word: Рецензирование → Сравнить).
- Ячейки таблиц превращаются в табуляции или переводы строк. Если оба документа скопированы одним способом, они получат одинаковый вид, так что сравнению это не мешает.
- Сноски, колонтитулы, примечания и надписи могут не попасть в копию основного текста. При необходимости скопируйте и сравните их отдельно.
- Автонумерация (1., а), •) в зависимости от способа копирования пропадает или превращается в текст. Если номера пунктов важны, убедитесь, что обе стороны извлечены одинаково.
Шаг 2. Очистить текст, скопированный из PDF
PDF — формат, в котором символы расставлены по странице, поэтому при копировании в конце каждой видимой на экране строки появляется перевод строки. Если переносы в двух PDF стоят хотя бы немного по-разному, почти все строки окажутся изменёнными. Результат станет намного чище, если привести текст в порядок так:
- В обоих текстах уберите переводы строк внутри абзацев, чтобы каждый абзац стал одной строкой.
- Длинные абзацы разбейте на строки по предложениям (перевод строки после точки). Тогда изменение внутри предложения будет видно только в его строке, и читать станет проще.
- Удалите строки, повторяющиеся на каждой странице, — номера страниц и колонтитулы.
- Если пробелы скопировались по несколько подряд, включите в опциях игнорирование количества пробелов.
Шаг 3. Выбрать единицу сравнения
Найдя изменённые строки, выберите, в каких единицах показывать различия внутри строки.
- Фрагменты между пробелами: удобны для обычного текста. Единицей становится всё, что стоит между пробелами, вместе с прилегающей пунктуацией, поэтому изменения читаются как «было такое-то слово — стало такое-то».
- Слова: подходят для текста, где смешаны слова, числа и знаки, — пунктуация и символы выделяются отдельно.
- Символы: нужны, чтобы точно найти места, где изменились один-два символа, — суммы (500 000 → 550 000), даты (1 января → 1 марта), номера статей (статья 3 → статья 4). Если длинное предложение сильно переписано, подсветка рассыпется на мелкие кусочки и читать станет сложнее.
Рекомендуем сначала просмотреть весь текст по фрагментам или словам, а строки с числами перепроверить посимвольно.
На что особенно смотреть в договоре
Когда все изменения найдены, ещё раз внимательно прочитайте те из них, что относятся к пунктам ниже.
| Пункт | Примеры изменений для проверки |
|---|---|
| Суммы и оплата | Числа, единицы (рубли/тысячи рублей), включён ли НДС, сроки оплаты |
| Сроки | Даты начала и окончания, «в течение» и «после», рабочие и календарные дни |
| Стороны | Наименования, представители, адреса; не перепутаны ли «Заказчик» и «Исполнитель» |
| Сила обязательства | «вправе» ↔ «обязан», «прилагает усилия» ↔ «гарантирует» |
| Ответственность и убытки | Предельная сумма, основания освобождения, размер неустойки |
| Расторжение | Основания, срок уведомления, штрафы |
| Разрешение споров | Подсудность, применимое право, арбитражная оговорка |
| Нумерация и ссылки | Не сбились ли ссылки вроде «в соответствии со статьёй 5» после добавления или удаления пунктов |
Например, если «Исполнитель вправе выставить счёт до последнего числа каждого месяца» превратилось в «Исполнитель обязан выставить счёт…», разница — одно слово, но характер обязательства меняется. diff не даёт пропустить такие мелкие изменения.
Чем это отличается от режима исправлений в редакторе
Режим «Исправления» в Word записывает только то, что было изменено при включённой функции. Если контрагент отключил её перед правкой или заново создал файл, записей не останется. Для текстового сравнения достаточно двух итоговых файлов, поэтому оно показывает все реально изменившиеся символы независимо от того, кто и как их правил. Зато изменения оформления и авторов правок оно не показывает, поэтому надёжнее всего использовать оба способа вместе.
Работа с конфиденциальными документами
Прежде чем вставлять договоры, кадровые документы и непубличные материалы в онлайн-инструмент, выясните, куда попадёт их содержимое. Этот сайт выполняет сравнение только в браузере и не отправляет введённый текст на сервер. Но если политика безопасности вашей компании запрещает пользоваться внешними сайтами вообще, следуйте ей.
Попробуйте в этом инструменте
Кнопка Пример в сравнении текстов вставляет две версии короткого договора. Переключайте единицу сравнения внутри строки между фрагментами и символами и посмотрите, как отображаются суммы и даты. Кнопкой HTML на панели результата можно скопировать цветную таблицу сравнения и вставить её в письмо или отчёт. Различия опций пробелов подробно описаны в статье Опции игнорирования пробелов, а проблемы с символами перевода строки — в статье Концы строк и невидимые различия.