Mencocokkan dengan mata dua dokumen yang hampir sama tetapi berbeda di suatu tempat — draf dan revisi laporan, kontrak yang dikirim ke pihak lain dan yang dikembalikan — memakan waktu lama dan mudah terlewat. Dengan alat pembanding teks, semua bagian yang berubah bisa ditemukan secara mekanis. Artikel ini merangkum langkah dan hal yang perlu diperhatikan saat membandingkan dokumen.
Artikel ini hanya menjelaskan cara membandingkan dan bukan nasihat hukum. Makna dan akibat hukum isi kontrak sebaiknya dipastikan bersama ahlinya.
Langkah 1: Keluarkan teks dari kedua dokumen
Alat diff membandingkan karakter, bukan format. Pilih seluruh isi file pengolah kata, salin, lalu tempelkan. Ada beberapa hal yang perlu diketahui:
- Format akan hilang. Perubahan huruf tebal, garis bawah, jenis huruf, dan warna tidak dibandingkan. Jika perubahan format juga perlu diperiksa, gunakan juga fitur pembanding milik pengolah kata itu sendiri (misalnya di Microsoft Word: Tinjau → Bandingkan).
- Sel tabel berubah menjadi tab atau baris baru. Jika kedua dokumen disalin dengan cara yang sama, bentuknya akan sama sehingga tidak mengganggu perbandingan.
- Catatan kaki, header/footer, komentar, dan kotak teks mungkin tidak ikut tersalin bersama isi utama. Bila perlu, salin dan bandingkan secara terpisah.
- Penomoran otomatis (1., a., •) bisa hilang atau berubah menjadi teks tergantung cara menyalin. Jika nomor pasal penting, pastikan kedua sisi dikeluarkan dengan cara yang sama.
Langkah 2: Rapikan teks yang disalin dari PDF
PDF adalah format yang menata karakter di halaman, sehingga saat disalin setiap akhir baris yang terlihat di layar menjadi baris baru. Jika posisi pemenggalan baris di dua PDF sedikit saja berbeda, hampir semua baris akan terlihat berubah. Hasilnya akan jauh lebih bersih jika dirapikan dengan urutan berikut.
- Di kedua sisi, hapus baris baru di dalam paragraf sehingga satu paragraf menjadi satu baris.
- Pecah paragraf panjang menjadi baris per kalimat (baris baru setelah titik). Perubahan di dalam satu kalimat hanya muncul di baris kalimat itu sehingga lebih mudah dibaca.
- Hapus baris yang berulang di setiap halaman seperti nomor halaman dan header.
- Jika spasi tersalin berlipat, aktifkan abaikan jumlah spasi di opsi perbandingan.
Langkah 3: Pilih satuan perbandingan
Setelah baris yang berubah ditemukan, pilih satuan yang menunjukkan apa yang berbeda di dalam baris.
- Potongan antarspasi: cocok untuk teks biasa. Satuannya adalah segala sesuatu di antara spasi termasuk tanda baca yang menempel, sehingga perubahan terbaca wajar sebagai "kata ini menjadi kata itu".
- Kata: cocok untuk kalimat yang mencampur kata, angka, dan simbol, karena tanda baca dan simbol dipisahkan tersendiri.
- Karakter: dipakai untuk menunjuk dengan tepat tempat yang hanya berubah satu-dua karakter seperti nominal (Rp50.000.000 → Rp55.000.000), tanggal (1 Januari → 1 Maret), dan nomor pasal (Pasal 3 → Pasal 4). Jika kalimat panjang banyak berubah, sorotannya bisa terpecah kecil-kecil sehingga justru sulit dibaca.
Kami menyarankan menelusuri seluruh teks dulu dengan satuan potongan atau kata, lalu memeriksa ulang baris yang berisi angka dengan satuan karakter.
Hal yang terutama perlu diperiksa dalam kontrak
Setelah semua bagian yang berubah ditemukan, baca sekali lagi perubahan yang menyangkut butir-butir berikut.
| Butir | Contoh perubahan yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Nilai dan pembayaran | Angka, satuan (rupiah/ribu rupiah), termasuk atau belum termasuk PPN, waktu pembayaran |
| Jangka waktu dan tenggat | Tanggal mulai dan berakhir, "dalam waktu" dan "setelah", hari kerja dan hari kalender |
| Para pihak | Nama badan usaha, wakil, alamat, apakah sebutan "Pihak Pertama" dan "Pihak Kedua" tidak tertukar |
| Kekuatan kewajiban | "dapat" ↔ "wajib", "berupaya" ↔ "menjamin" |
| Tanggung jawab dan ganti rugi | Batas nilai, alasan pembebasan, persentase denda keterlambatan |
| Pemutusan dan pengakhiran | Alasan, jangka waktu pemberitahuan, penalti |
| Penyelesaian sengketa | Pengadilan yang berwenang, hukum yang berlaku, klausul arbitrase |
| Nomor pasal dan rujukan | Apakah rujukan seperti "sesuai Pasal 5" tidak meleset setelah pasal ditambah atau dihapus |
Misalnya, jika "Pihak Kedua dapat menagih pembayaran paling lambat pada hari terakhir setiap bulan" berubah menjadi "Pihak Kedua wajib menagih…", bedanya hanya satu kata, tetapi sifat kewajibannya berubah. diff memastikan perubahan kecil seperti ini tidak terlewat.
Apa bedanya dengan lacak perubahan di pengolah kata
Fitur "Lacak Perubahan" di Word hanya mencatat perubahan yang dibuat saat fitur itu aktif. Jika pihak lain mengubah dokumen setelah mematikannya atau membuat ulang file baru, tidak ada catatan yang tersisa. Perbandingan teks cukup memerlukan dua file hasil akhir, sehingga menampilkan semua karakter yang benar-benar berubah, siapa pun yang mengubahnya dan bagaimanapun caranya. Sebaliknya, perbandingan teks tidak memberi tahu perubahan format atau siapa yang mengubah, jadi memakai kedua cara bersamaan adalah yang paling pasti.
Saat menangani dokumen sensitif
Sebelum menempelkan kontrak, dokumen kepegawaian, atau materi yang belum dipublikasikan ke alat online, pastikan ke mana isinya dikirim. Situs ini memproses perbandingan hanya di dalam browser dan tidak mengirim isi masukan ke server. Meski begitu, jika kebijakan keamanan perusahaan Anda melarang penggunaan situs eksternal sama sekali, ikuti kebijakan tersebut.
Coba di alat ini
Menekan tombol Contoh di Pembanding Teks akan memasukkan dua versi kontrak singkat. Ubah satuan perbandingan dalam baris antara potongan dan karakter, lalu lihat bagaimana nominal dan tanggal ditampilkan. Dengan tombol HTML di bilah hasil, Anda dapat menyalin tabel perbandingan berwarna untuk ditempel di email atau laporan. Perbedaan opsi spasi dibahas lebih rinci di Opsi abaikan spasi, dan masalah karakter baris baru di Karakter akhir baris dan perbedaan tak terlihat.