Cotejar a ojo dos documentos casi iguales pero con alguna diferencia —el borrador y la versión corregida de un informe, el contrato que enviaste a la otra parte y el que te devolvieron— lleva mucho tiempo y es fácil que se escape algo. Con una herramienta de comparación de textos puedes encontrar mecánicamente todos los cambios. Este artículo resume el procedimiento y los puntos de atención al comparar documentos.
Este artículo solo explica cómo hacer la comparación; no constituye asesoramiento jurídico. Consulta con un profesional el significado y los efectos del contenido de un contrato.
Paso 1: extraer el texto de los dos documentos
Una herramienta diff compara caracteres, no formato. Basta con seleccionar todo el texto del archivo del procesador de textos, copiarlo y pegarlo. Conviene tener en cuenta lo siguiente:
- El formato se pierde. No se comparan negritas, subrayados, fuentes ni cambios de color. Si también necesitas revisar el formato, usa además la función de comparación del propio procesador de textos (por ejemplo, Revisar → Comparar en Microsoft Word).
- En las tablas, las celdas quedan separadas por tabuladores o saltos de línea. Si copias los dos documentos del mismo modo, tendrán la misma forma y la comparación no se verá afectada.
- Las notas al pie, los encabezados y pies de página, los comentarios y los cuadros de texto pueden no incluirse al copiar el cuerpo. Si hace falta, cópialos y compáralos aparte.
- La numeración automática (1., a), i.) puede desaparecer o convertirse en texto según cómo se copie. Si los números de cláusula son importantes, comprueba que has extraído ambos lados de la misma manera.
Paso 2: limpiar el texto copiado de un PDF
Un PDF es un formato que coloca caracteres sobre una página, así que al copiar se inserta un salto de línea al final de cada línea tal como se veía en pantalla. Basta con que los dos PDF corten las líneas en sitios ligeramente distintos para que casi todas las líneas aparezcan como cambiadas. Si los limpias en este orden, el resultado será mucho más claro:
- En ambos lados, elimina los saltos de línea dentro de los párrafos para que cada párrafo ocupe una sola línea.
- Divide los párrafos largos en una línea por frase (salto de línea tras cada punto). Así, un cambio dentro de una frase solo aparece en esa línea y se lee con más facilidad.
- Borra las líneas que se repiten en cada página, como los números de página o los encabezados.
- Si los espacios se copiaron duplicados, activa Ignorar cantidad de espacios en las opciones de comparación.
Paso 3: elegir la unidad de comparación
Después de encontrar las líneas cambiadas, elige la unidad con la que se muestra qué cambió dentro de cada línea.
- Por bloques: toma como unidad los fragmentos separados por espacios, es decir, cada palabra junto con la puntuación que lleva pegada («contrato,», «(IVA»). Encaja bien con textos en lenguaje natural, porque «qué se cambió por qué» se lee de forma natural, frase a frase.
- Por palabras: separa letras y números de los signos de puntuación. Es adecuado para textos con cifras y símbolos mezclados y para código.
- Por caracteres: sirve para señalar con precisión los sitios donde solo cambian uno o dos caracteres, como importes (50.000 → 55.000), fechas (enero → marzo) o números de cláusula (cláusula 3 → cláusula 4). Si una frase larga ha cambiado mucho, el resaltado queda muy fragmentado y puede costar más leerlo.
Recomendamos repasar primero todo el documento por bloques y volver a mirar por caracteres las líneas que contengan cifras.
Qué revisar especialmente en un contrato
Una vez localizados todos los cambios, vuelve a leer con atención los que afecten a estos apartados.
| Apartado | Ejemplos de cambios que conviene revisar |
|---|---|
| Importes y precio | Cifras, unidades (euros o miles de euros), si incluye o no el IVA, plazos de pago |
| Plazos y duración | Fechas de inicio y fin, «dentro de» frente a «a partir de», días hábiles frente a días naturales |
| Partes | Razón social, representante, domicilio; que no se hayan intercambiado «el Cliente» y «el Proveedor» |
| Fuerza de la obligación | «podrá» ↔ «deberá», «procurará» ↔ «garantiza» |
| Responsabilidad e indemnización | Límite de importe, causas de exoneración, porcentaje de penalización por demora |
| Resolución | Causas, plazo de preaviso, penalizaciones |
| Resolución de conflictos | Tribunales competentes, ley aplicable, cláusula de arbitraje |
| Numeración y remisiones | Que al añadir o quitar cláusulas no hayan quedado desfasadas remisiones como «conforme a la cláusula 5» |
Por ejemplo, si «el Proveedor podrá facturar el importe antes del último día de cada mes» pasa a ser «deberá facturar», solo cambian unas pocas letras, pero cambia la naturaleza de la obligación. diff te ayuda a no pasar por alto este tipo de cambios pequeños.
En qué se diferencia del control de cambios del procesador de textos
El «control de cambios» de Word solo registra lo que se edita mientras la función está activada. Si la otra parte la desactivó antes de editar o rehízo el documento en un archivo nuevo, no queda rastro. La comparación de textos solo necesita las dos versiones finales, así que muestra todos los caracteres que realmente cambiaron, sin importar quién los cambió ni cómo. En cambio, no informa de cambios de formato ni de quién hizo cada modificación, por lo que lo más seguro es combinar ambos métodos.
Cuando se trata de documentos confidenciales
Antes de pegar contratos, documentos de personal o información no publicada en una herramienta en línea, comprueba adónde va ese contenido. Este sitio procesa la comparación solo dentro del navegador y no envía lo que introduces a ningún servidor. Aun así, si la política de seguridad de tu empresa prohíbe usar sitios web externos, sigue esa política.
Pruébalo en esta herramienta
Pulsa el botón Ejemplo del comparador de textos para cargar dos versiones de un contrato breve. Cambia la comparación dentro de la línea entre bloques y caracteres y observa cómo se marcan el importe y la fecha. Con el botón HTML de la barra de resultados puedes copiar la tabla comparativa con colores y pegarla en un correo o en un informe. Las diferencias entre las opciones de espacios se explican con más detalle en Opciones para ignorar espacios, y los problemas con los caracteres de salto de línea, en Caracteres de fin de línea y diferencias invisibles.